• Die beiden Städte Usingen und Neu-Anspach, mit zusammen rund 30.000 Einwohnern, liegen im Hochtaunuskreis am Rande des Rhein-Main Gebietes, ca. 30km von Frankfurt am Main entfernt. Während Neu-Anspach eher dörflich geprägt ist, hat Usingen als ehemaligen Sitz der Kreisverwaltung kleinstätischen Charakter. Zusammen erstrecken sie sich über eine Fläche von ca. 91 Quardratkilometer.
• Bis zum Ende der 1990er verzeichneten beide Kommunen eine stabile Finanzsituation, gerieten jedoch aufgrund der allgemeinen Finanzsituation in Hessen im Jahr 2005 (Neu-Anspach) bzw. 2009 (Usingen) in finanzielle Schieflage. Dazu kamen personelle Probleme, da aufgrund der geringen Anzahl an Mitarbeitern Vertretungsregelungen nicht hinreichend gesichert werden konnten. Neben diesen Belastungen mussten die Rathäuser auch auf den zunehmenden Bevölkerungsrückgang reagieren, der sich in Zukunft weiter fortsetzen wird.
• Die ersten Kooperationsprojekte bestanden 1996/97 in gemeinsamen (teilweise europaweiten) Ausschreibungen für die Bereiche, Abfallentsorgung, Strombezugskosten, Versicherungen, Feuerwehrbedarf. Dazu kam eine gemeinsame Vollstreckungsstelle. Als erfolgreichstes Projekt entwickelte sich die gemeinsame Abfallentsorgung, wodurch die Müllgebühren erheblich gesenkt werden konnten. Des Weiteren gilt der gemeinsame Ausbildungsverbund, in dem die beteiligten Kommunen zusammen mit ortsansässigen Unternehmen jährlich 5 neue Bürokaufleute ausbilden, als wegweisendes Projekt in der Region.
• In Usingen ist Verwaltungsmodernisierung seit Anfang der 1990er Jahre ein prominentes Thema, welches in der gesamten Verwaltung umgesetzt wird. Beispielsweise gründete die Stadt bereits 1994 das erste Bürgerbüro Hessens oder setzte moderne neue Steuerungsmechanismen in der Verwaltung um. Dadurch konnte sich eine moderne Verwaltungskultur in Usingen etablieren.

• Basierend auf der angespannten Finanz- und Personalsituation, bestand das Oberziel in Usingen und Neu-Anspach in der langfristigen Sicherung der kommunalen Handlungsfähigkeit. Daraus abgeleitet wurden vier Ziele entwickelt:
• Einsparung von Haushaltsmitteln
• Sichterstellung der Aufgabenerfüllung
• Verbesserung der Servicequalität
• Entlastung und Entwicklung der Mitarbeiter
• Da die Verantwortlichen in den Stadtverwaltungen auch die Möglichkeit einer weiteren Gebietsreform in Hessen sahen, wollten sie eine eventuelle Zusammenlegung möglichst frühzeitig selber bestimmen.
• Aufgrund der guten Erfahrungen aus der Vergangenheit sollten die Ziele durch eine umfassende interkommunale Zusammenarbeit beider Verwaltungen erreicht werden. Dabei wurde bewusst keine Fusion, sondern eine Kooperation im Back-Office Bereich erarbeitet.

• Die zentralen Akteure waren in beiden Kommunen die Bürgermeister. Ihnen unterstellt war je ein Mitarbeiter aus beiden Kommunen, die gleichberechtigt das zentrale Projektteam bildeten.
• Zu den wichtigsten Punkten der Zusammenarbeit zählt vor allem die zeitnahe Umsetzung der geplanten Maßnahmen. Als Richtwert gilt von der Planung bis zur vollständigen Implementierung, inklusive politischer Beschlüsse, ein Jahr. Die konkrete Ausarbeitung erfolgt dabei hauptsächlich im zentralen Projektteam. Zu Beginn eines neuen Projektes steht ein Machbarkeitskonzept, aus dem heraus ein Grobkonzept erarbeitet wird.
• Um potentielle Widerstände so gering wie möglich zu halten, werden frühzeitig der Personalrat, die betroffenen Mitarbeiter und die zuständigen politischen Gremien in das „Feintuning“ der Grobkonzepte mit einbezogen. Vor allem die Mitarbeiter sind aufgrund ihrer Erfahrung zur Konkretisierung der Projekte von großer Bedeutung.
• Die Prozessabläufe beider Kommunen werden dann miteinander verglichen und der effizientere Prozess als neue Grundlage der Zusammenarbeit genommen. Aufgrund dessen muss kaum in fachliche Fortbildungsmaßnahmen investiert werden. Die neuen Ämter werden stattdessen zu Beginn stark durch teambildende Maßnahmen unterstützt, teilweise unter Zuhilfenahme externer Mediatoren.
• Ab Mitte der 2000er wurde, aufgrund der guten Erfahrungen, die interkommunale Zusammenarbeit auf den gesamten Back-Office Bereich ausgeweitet. Das erste Projekt war die Zusammenlegung der Personalverwaltung (2004). Innerhalb von zwei Jahren folgten dann ab 2007 das Ordnungsamt, die Stadtkasse, das Steueramt, die Kämmerei und das Standesamt. Im Zuge der Umstellung auf die kommunale Doppik konnten, z.B. durch gemeinsame Softwareanschaffungen, bereits erste Synergien erzielt werden konnten.
• Die zusammengelegten Ämter befinden sich jeweils in einem Rathaus, wobei die lokalen Gegebenheiten über die Ortswahl entscheiden. Beispielsweise wurde das Ordnungsamt nach Neu-Anspach gelegt, da in Usingen bereits die Polizei stationiert ist. Die Finanzierung richtete sich zu Beginn nach der spezifischen Bearbeitungszeit die softwaregestützt ermittelt werden konnte. Nach einer jährlichen Prüfung über 3 Jahre wurde aus den Erfahrungswerten für die kommenden 3 Jahre eine Finanzierung von 47% zu 53 % festgelegt. Nach Ablauf dieser Frist wird das Kostenverhältnis überprüft und ggf. angepasst.
• Aufgrund der modernen Verwaltungskultur und der langjährigen Zusammenarbeit wurde die Zusammenlegung der Ämter von den Mitarbeitern und der Politik positiv aufgefasst und es traten keine prinzipiellen Widerstände auf. Bedenken wurden lediglich gegen die neuen Prozessabläufe geäußert.

• Die interkommunale Kooperation wird in beiden Kommunen als Erfolg gewertet. Auch wenn in einigen Fällen noch nachträgliche Feinabstimmungen notwendig waren, konnten die erhofften Synergien erreicht werden. In Usingen konnten bisher rund 300.000 € eingespart werden. Gleichzeitig war durch die Übernahme des jeweils besseren Prozesses auch eine generelle Qualitätsverbesserung möglich. Die verbesserte Vertretungssituation macht sich ebenfalls qualitativ bemerkbar und hat zur Arbeitsentlastung der Mitarbeiter beigetragen.
• Die zusammengelegten Ämter und Abläufe werden von den Mitarbeitern und der Politik vollständig akzeptiert. Auch wenn beide Städte einen Teil Ihrer Kompetenzen abgeben mussten, konnte die kommunale Selbstverwaltung mittelfristig gesichert werden.
• Als zentrale Erfolgsfaktoren der interkommunalen Zusammenarbeit zwischen Usingen und Neu-Anspach wird in beiden Städten die kompromisslose Unterstützung durch die Bürgermeister sowie die frühzeitige Einbeziehung von Stadtverordnetenversammlung und Belegschaft angesehen.

Michael Guth

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Stand: April 2011